過去に人からまた聞きしたエピソードなのですが、話が噛み合わないことに焦れた方が発した一言。
「それは今何時か？と聞かれて水曜日と答えるようなものだ。」
それが私の中ですごく腹に落ちました。今日は日々このような違和感に悩む中で気づいたことを書いてみます。ま、ほぼ愚痴ですね。
判別方法は質問2つとメール1つ
１）答えが一つしかないはずの質問
私は密かに話が通じる人か通じない人かを判別する指標にしている質問があります。それは次の２つ。
- Yes/Noの質問
- 選択制の質問
地味に使えるんです。この二つの質問、基本的に答えは1つのはずなんです。そして、質問自体が不明な場合は、「それってどういう意味ですか？」とか「～についてのお話ですよね？」という話をするはずなのです。この質問に明確に答えられないというのは、話が通じていないってことだと思っています。
２）メールで文章を書きたがるクセ
過去に知り合った中で数名、メールに文章を書きたがる方がいます。こんな感じ。
「〇〇は締切Aなので、〜〜としたいのですが、XXは締切Bなので△△はどうするか相談させていただきたいと思います。ですが、△△の締切Cだと締切Bに間に合わないので、そちらで関係者への連絡を手配してください。私は締切Bまでに夏休みにしますがーーー。」
そのままですが、メールで文章を送られるとわかりづらいんですよ。実際には〇〇とか△△としてあるところが、日付や指示語、人の名前だったりして、さらにわかりにくいのです。こんな文章をメールで書く方は次のようなタイプだと思っています。
- 自分の中で考えがまとまっていない
- 相手に裏を察して欲しい
- 直接的にお願いをしなくても察して欲しい
相手に配慮した連絡の仕方って何だろう
事務連絡のメールは冷たい？
文面を文面通りにやりとりするってことが本当に大事だと思います。私の場合、次のような内容は基本的にメールでそれだけが伝わるように記載しています。
- 日時や場所、氏名、金額など間違いなく伝えたい内容
- URLやメールアドレスなど口頭伝達に向かない内容
- 複数のメンバーと共有したい内容
「相手が間違えないように配慮して」余計な情報を書きません。そうしたら、メールが冷たいと言われました。事務連絡に冷たいって？？？ですよ。行間に込めてない思いを勝手に妄想しないで欲しいです。文面を文面通りに受け取ってください。
一文は短くする
仕事のメールで一文が長いと読む側にストレスが大きいと思います。そして、さらに長文となると読解する必要が出てきて、色んな意味にとれてしまうこともあります。でも、ブログや国語のテストやってるわけじゃないんですよ。メールで仕事のやりとりをしているんですよ。正しく情報伝達しなければならない場面で、行間を読め、裏の意図を察しろって、アホですか？と。そんなに明確な意図があるなら文字で書いてください、と思うのは私だけではないはず。
例えば、ルールを伝えるときに色々な意味にとれては困りますから、解釈の余地が出ないように伝える必要があります。そう考えると、自然に箇条書きや改行を使って話を区切りますよね。
感情を伝えるためのメールや電話
個人的にはメールでやりとりする以上、行間に感情を表現するなど無駄だと思っています。だったら、そのまま書けば良い。裏を読まなければ進められないやり方というのはストレスばかりです。
もちろん通常の連絡メールでも文頭にお礼と謝罪文でクッションしてから本題に入る程度のことはします。ですが、ここぞ、というときのお礼や謝罪、挨拶文はそのためだけの連絡をした方がわかりやすいし伝わると思うんです。
まとめ
心や頭の中が整理できていないときは、一問一答に答えられない。そして、メールでは言い訳じみた長文を書き上げます。ここで紹介した質問とクセは、私が密かに相手の一面や状況を判別する方法です。この方法は自分にも有効です。
ただ、正直に言って最初に紹介した２つの方法で話が通じないと判断した方とは、話が噛み合わないなと思うことが多いです。私の思う「普通」と相手の思う「普通」が違っているんだと思います。それでも一緒に働かなくてはならないのが難しいところですね。。。
